Personvernerklæring for Tibi

Tibi respekterer og ivaretar personvernet til våre lånere. Her får du vite når, hvordan og hvorfor vi behandler personopplysninger om deg som er låner hos oss.

Dette er også våre bindende retningslinjer for alle som behandler personopplysninger på vegne av Tibi. All vår behandling av personopplysninger om våre lånere skal skje i samsvar med disse bestemmelsene.

Kontaktinformasjon

Tibi er som hovedregel behandlingsansvarlig for opplysningene vi behandler. Vår kontaktinformasjon i forbindelse med behandling av personopplysninger om våre lånere er:

Nasjonalbiblioteket
Avdeling for tilrettelagt litteratur
Postboks 2674 Solli, 0203 Oslo
Organisasjonsnummer: 976 029 100

Om du har spørsmål eller ønsker knyttet til vår behandling av personopplysninger, kan du ta kontakt med vårt personvernombud Pål Rosseland Tvedt på e-post: personvern@nb.no. Du kan også sende en e-post til utlaan-tibi@no.

Innledende definisjoner

Først gir vi noen forklaringer på begreper som kan hjelpe deg å forstå denne personvernerklæringen:

Personopplysninger

Alle opplysninger som kan si noe om en identifisert eller identifiserbar fysisk person. En identifiserbar person er en som enten kan identifiseres direkte fra opplysningene eller indirekte identifiseres, for eksempel hvis opplysninger kan kobles sammen med annen informasjon.

Den registrerte

Den identifiserte eller identifiserbare fysiske person som opplysningene handler om.

Behandling av personopplysninger

Enhver håndtering av personopplysninger, inkludert (men ikke begrenset til) innsamling, lagring, organisering, utlevering, bruk og destruksjon av opplysninger.

Særlige kategorier av personopplysninger (tidligere kalt «sensitive» personopplysninger)

Personopplysninger om rasemessig eller etnisk opprinnelse, politisk oppfatning, religion, filosofisk overbevisning eller fagforeningsmedlemskap, samt behandling av genetiske opplysninger og biometriske opplysninger med det formål å entydig identifisere en fysisk person, helseopplysninger eller opplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering. Disse opplysningene krever et særskilt grunnlag for behandling.

EUs personvernforordning 2016/679 av 27. april 2016

Hvorfor behandler vi personopplysninger om deg og hva brukes opplysningene til?

Vi samler inn og bruker dine personopplysninger til ulike formål avhengig av hvem du er og hvordan vi kommer i kontakt med deg, som angitt her:

Låneforhold

Når du er låner hos oss, trenger vi opplysninger om deg for å kunne låne ut lydbøker og punktskriftbøker til deg. Personopplysningene blir også brukt for å kommunisere med deg og håndtere eventuelle klager. Denne behandlingen er nødvendig for å oppfylle våre avtaleforpliktelser overfor deg som er låner, og behandlingen har dermed rettslig grunnlag i GDPR art. 6 nr. 1 b).

Vi bruker dessuten opplysningene for å kunne sende ut nyhetsbrev og annen informasjon om vårt tilbud, måle brukertilfredshet samt å kunne tilpasse vårt tilbud og informasjon til lånerne våre generelt og til deg som enkeltlåner spesielt. For å kunne gjøre dette vil vi blant annet produsere aggregert og anonymisert statistikk på lånehistorikken til våre lånere, slik at vi kan tilby aktuelle bøker basert på mønsteret til andre lånere. I denne statistikken vil det ikke være mulig å gjenfinne noen enkeltlåners lånehistorikk. Denne behandlingen skjer til dels for å oppfylle vår avtaleforpliktelse overfor deg jf. GDPR art. 6 nr. 1 b). Behandlingen er også nødvendig for å ivareta vår berettigede interesse i å sikre våre lånere et best mulig tilbud, og har derfor også et grunnlag i GDPR art. 6 nr. 1 f).

Opplysningene behandles videre fordi Tibi må kunne dokumentere at bare personer med funksjonsnedsettelse som gir vansker med å lese trykt tekst får tilgang til vårt tilbud. Behandlingen om slike helseopplysninger betyr at Tibi også behandler såkalte «særlige kategorier» personopplysninger om våre lånere.

Opplysningene om hvem som har lånt hvilke titler brukes også til å avdekke kilden til eventuell ulovlig videreformidling og distribusjon. Alle lydbøker fra Tibi har digital vannmerking og kan spores tilbake til låner. Behandlingen som beskrives her er nødvendig for å sikre at vår virksomhet er i samsvar med åndsverkloven og ikke krenker noens opphavsrett, og denne behandlingen skjer dermed for å oppfylle våre rettslige forpliktelser jf. GDPR art. 6 nr. 1 c).

Behandlingen av helseopplysninger om funksjonsnedsettelse skjer etter hjemmel i lov i henhold til GDPR art. 9 nr. 2 b). Innsamling og oppbevaring av opplysninger om medlemmenes funksjonsnedsettelse kan også være nødvendige for å forsvare Tibi mot eventuelle rettskrav i forbindelse med den opphavsrettslige siden av vår virksomhet, og har således grunnlag i personvernforordningens art. 9 nr. 2 d). De rettslige forpliktelsene vi er underlagt og som tillater oss å behandle helseopplysninger følger av åndsverkloven §§ 55, 56 og 56 a, og særlig av forskrift til åndsverkloven §§ 13-18.

Tibi tilbyr også tilgang til det amerikanske nettbiblioteket Bookshare og vårt danske søsterbibliotek NOTA. Tibi utsteder bekreftelse på funksjonsnedsettelse for lånere som ønsker å melde seg inn i Bookshare og NOTA. Dette skjer i så tilfelle etter en anmodning fra deg, og anses dermed som en behandling etter avtale med deg jf. GDPR art. 6 nr. 1 b).

Innlesere

Når du er innleser for oss, behandler vi personopplysninger om deg for å kunne kommunisere med deg og for å kunne oppfylle vår avtale med deg. Denne behandlingen er nødvendig for å oppfylle våre avtaleforpliktelser overfor deg som er innleser, og behandlingen har dermed rettslig grunnlag i GDPR art. 6 nr. 1 b).

Leverandører og samarbeidspartnere

Hvis du er ansatt hos en av våre leverandører eller samarbeidspartnere, og er en av våre kontaktpersoner i den forbindelse, trenger vi å behandle personopplysninger om deg for å kunne kommunisere med deg og for å kunne oppfylle avtalen mellom Tibi og din arbeidsgiver.

Grunnlaget for denne behandlingen er våre berettigede interesser i å kunne oppfylle avtalen med våre leverandører og samarbeidspartnere etter GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f), og din interesse i å ha kontakt med oss som en del av ditt arbeidsforhold er også vektlagt i denne sammenheng.

Besvare henvendelser som kommer inn til oss

Dersom du av andre grunner tar kontakt med oss, har vi behov for å behandle personopplysningene du oppgir om deg selv for å kunne besvare og følge opp din henvendelse. Behandlingen av personopplysninger skjer da på grunnlag av en interesseavveining, jf. GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f. Vi har vurdert det slik at denne behandlingen er nødvendig for oss for å gi deg en tilbakemelding og følge opp henvendelsen.

Rekruttering til nye stillinger hos oss

Dersom du søker på en stilling hos oss, trenger vi å behandle dine personopplysninger for å kunne vurdere din søknad. Behandling av personopplysninger skjer på grunnlag av enten samtykke som du har gitt etter GDPR art. 6 nr. 1 bokstav a), eller i medhold av berettigede interesser GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f). Vår berettigede interesse er å rekruttere nye ansatte, og din interesse av å få din søknad vurdert er også tungtveiende i denne sammenheng.

Besøk på våre nettsider

For deg som besøker våre nettsider benytter vi informasjonskapsler (cookies) for å få informasjon om bruken av våre nettsider. Vi behandler personopplysninger på grunnlag av samtykke som kreves etter ekomloven § 2-7b, og en interesseavveining, jf. GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f. Vi har vurdert det slik at det er nødvendig for oss å gjøre dette for å tilpasse nettsiden til våre brukere. Du samtykker til bruken av cookies gjennom innstillinger i din nettleser, og kan avslå disse ved å endre innstillingene.

Hvilke personopplysninger har vi om deg?

Vi vil kun behandle personopplysninger som er nødvendige for å administrere ditt forhold til oss på en forsvarlig måte.

Konkret for deg som låner innebærer det at vi kan behandle opplysninger som for eksempel navnet ditt, adresse, fødselsnummer, e-post, telefonnummer og annen kontaktinfo, lånernummer, PIN-kode og tidspunktet for innmelding hos Tibi. For lånere under 18 år innhenter vi i tillegg navn og fødselsnummer på foreldre/foresatte. Vi registrerer også eventuelle opplysninger om at du er student, hva du i så fall studerer og hvilken utdanningsinstitusjon du er tilknyttet.

Ved innmelding bekrefter du at du har en funksjonsnedsettelse som gir lesevansker, og at du kan legge frem dokumentasjon på din funksjonsnedsettelse dersom vi ber om det. Vi ber deg også opplyse årsaken til at du har problemer med å lese trykt tekst. Studenter som søker om produksjonsrett for studielitteratur, må levere særskilt søknad om dette og legge ved attest som dokumenterer synshemmingen. Vi oppbevarer søknader om produksjonsrett til studielitteratur.

Vi vil også kunne registrere opplysninger om aktiviteter knyttet til ditt lånerforhold og hvilke tilbud du har benyttet deg av. Det gjelder hvilke punktskriftklubber du har meldt deg inn i og om du abonnerer på vårt nyhetsbrev.

Tibi kan også oppbevare din lånehistorikk, som er en oversikt over hvilke titler du har lånt og utlånsdato. Ønsker du å slette lånehistorikken, kan du gjøre det i «Min side».

Vi kan i tillegg lagre informasjon om forskjellige former for kommunikasjon mellom deg og oss, som for eksempel tilbakemeldinger du gir oss, spørsmål, klager og liknende.

Kilden til opplysningene vi har om deg, vil normalt være opplysninger du gir i forbindelse med innmelding hos Tibi. Vi kan også få opplysninger gjennom dine aktiviteter og deltakelse som nevnt ovenfor.

Ved rekruttering av nye innlesere innhenter vi navn og kontaktinformasjon. Opplysningene vi registrerer er informasjonen du oppgir til oss. Personopplysninger om innlesere som tar oppdrag for Tibi blir oppbevart.

For kontaktpersoner hos leverandører og samarbeidspartnere behandler vi navn, stilling og kontaktinformasjon. Opplysningene kan stamme fra deg selv, eller fra din arbeidsgiver.

Når du av andre årsaker kontakter oss, behandler vi den informasjonen som du oppgir i din henvendelse.

Hvem får tilgang til opplysningene?

Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det er nødvendig, og det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering.

Tibi har begrenset tilgangen til personopplysningene om våre lånere og andre registrerte til de ansatte som har behov for disse opplysningene for å kunne yte tjenester og tilbud til lånerne.

Tibi kan i særskilte tilfeller der driften av vår virksomhet gjør det nødvendig dele disse opplysningene med våre databehandlere og leverandører, herunder for eksempel leverandører av lagringstjenester for våre data, samt våre rådgivere, konsulenter, advokater og revisorer. Opplysningene kan også deles med politi og andre myndigheter dersom vi skulle få pålegg om dette. Dersom du ønsker å benytte deg av lånetilbudet fra tilsvarende institusjoner i utlandet, kan vi også utstede bekreftelse på din funksjonsnedsettelse overfor disse.

Overføring til utlandet og bruk av databehandlere

Tibi vil ikke overføre personopplysninger om våre medlemmer til land utenfor EU/EØS, med unntak av det som er nødvendig for at lånere som ønsker det skal få tilgang til samlinger i andre land.

Tibi samarbeider med Nasjonalbiblioteket om IKT-drift. Nasjonalbiblioteket oppbevarer og tar sikkerhetskopi av våre data.

Enhver bruk av databehandlere og overføring av personopplysninger til utlandet vil skje i samsvar med gjeldende lovkrav og våre retningslinjer. En oversikt over Tibis bruk av databehandlere til enhver tid kan gis på forespørsel.

Hvor lenge oppbevarer vi personopplysningene?

Vi oppbevarer personopplysninger om våre lånere så lenge låneforholdet varer. I praksis betyr det at hvis du ikke lenger har behov for våre tjenester, eller ellers ber om det, blir personopplysningene vi har om deg slettet.

Vi er også pålagt å slette personopplysninger vi har registrert om en låner som ikke har benyttet våre tjenester i tre år fra siste utlån, jf. forskrift til åndsverkloven § 18.

For andre registrerte lagrer vi personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for.

Dette betyr blant annet at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes hvis du trekker ditt samtykke, og vi ikke har annet grunnlag for videre behandling.

Lånernes rettigheter

Personopplysningslovgivningen gir deg som medlem rett til å kunne kreve innsyn i hvilke opplysninger Tibi behandler om deg, og på visse vilkår kunne kreve blant annet sletting eller korrigering av slike opplysninger. Du kan videre ha rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og kreve rett til dataportabilitet.

Les mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets temaside om rettigheter.

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her, eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, setter vi pris på at du tar kontakt med oss så snart som mulig. Vi vil forsøke å etterkomme dine påpekninger så langt det lar seg gjøre, og i den grad vi mener det er rimelig ut fra aktuelle lovbestemmelser.

Dersom du er uenig i vår behandling av personopplysninger om deg, kan du også klage til Datatilsynet.

Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet hos Datatilsynet.

Rett til sletting, «rett til å bli glemt»

Du har rett til å henvende deg til Tibi og be om at personopplysningene knyttet til deg slettes. Dataene må slettes i følgende tilfeller:

Hvis personopplysningene ikke lenger er nødvendig for det formålet de ble samlet inn for.
Hvis behandlingen er basert på samtykke og samtykke er tilbakekalt.
Hvis du motsetter deg behandling i henhold til GDPR art. 21 (1), og det ikke finnes tvingende berettigede grunner til behandlingen, eller du protesterer mot direkte markedsføring i henhold til art. 21 (2).
Hvis personopplysninger er behandlet ulovlig.
Hvis sletting er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse.
Hvis opplysningene er samlet inn ved tilbud av informasjonssamfunnstjenester til barn.

Vær oppmerksom på at retten til å bli slettet ikke gjelder i den grad behandlingen er nødvendig, inkludert:

For å utøve retten til ytringsfrihet- og informasjonsfrihet.
For å oppfylle en rettslig forpliktelse som krever behandling i henhold til EU-retten eller i henhold til norsk lovgivning, eller for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som Tibi er pålagt.
For arkivformål i allmennhetens interesse, vitenskapelig eller historisk forskning eller statistikk i den grad at retten til å bli slettet vil gjøre det umulig eller i alvorlig grad hindrer oppnåelsen av formålet med behandlingen.
For å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav.

Du kan utøve dine rettigheter ved å sende oss e-post til utlaan-tibi@nb.no.

Du kan også kontakte vårt personvernombud.